車両管理が「めんどくさい」総務へ。日報と記録を全自動化する解決策

あなたの「めんどくさい」、痛いほどわかります

月末になるとデスクに積み上がる、ドライバーからの手書き日報。
書きなぐられた解読困難な文字をExcelに転記し、転記が終わった原本をバインダーに閉じて保管する。抜け漏れがあれば現場に電話で確認する。「また電話か…」と嫌な顔をされるのがわかっていても、かけざるを得ない。
さらに、毎日のアルコールチェック記録の確認と保存まで加わり、「これ、いつまで続くの？」とため息をついていませんか？
結論から申し上げます。
実は、今の車に「小さな機器を挿すだけ」で、その事務作業の大半はゼロにできます。
もう、転記作業のために残業する必要はありません。

なぜ今、車両管理業務がこれほど「めんどくさい」のか？

【結論】アナログ管理が「法的義務」の増加に追いついていないから

2022年の道路交通法改正によるアルコールチェック義務化や、2024年問題による労務管理の厳格化に対し、従来の「紙やExcelによるアナログ管理」が限界を迎えているからです。

車両管理を担当される方の多くは、総務や他の業務と兼任されており、車両のことだけに時間は割けません。しかし、法律は待ってくれません。安全運転管理者には、現在これだけの業務が義務付けられています。

• 運転日誌の記録: 運転者名、運転の開始・終了日時、走行距離の記録
• 酒気帯びの有無の確認: 運転前後の目視確認および記録の1年間保存
• 日常点検: タイヤの空気圧やライトの点灯確認などの実施と記録

これらすべてを「紙」で記録して原本を「バインダー」で保管し、さらに管理用として「Excel」へ手入力する。これだけの作業を、通常業務の合間に行うのは、物理的に無理が生じてきて当然です。

見えないコストの正体。「無料のExcel管理」は実は一番高い？

「システムを入れるとお金がかかるから、Excelで頑張ろう」。そう思われる気持ちはよくわかります。
しかし、実は「無料のExcel管理」には、見えない高額なコストがかかっています。

• 転記作業の人件費: 毎日・毎月の入力作業にかかる時間と残業代
• リスク管理コスト: 記載ミスや漏れによる法令違反のリスク
• 機会損失: 本来やるべきコア業務（採用や環境整備など）に手が回らない損失

「なんとなく無料だから」続けているアナログ管理が、実は会社にとって一番の負担になっているケースは少なくありません。

その手間、「SmartDrive Fleet」なら、設置作業不要で解決できます

【結論】多くの企業が選ぶ「事務作業の自動化」

シガーソケットに挿すだけのデバイスとクラウドシステムにより、走行記録の自動作成やアルコールチェック記録の一元管理が可能になり、事務作業を劇的に効率化します。

【多くの企業が選ぶ理由】
すでに2,000社以上の企業様が導入を決断されています。
なぜなら、「無料のExcel管理」にかかる人件費（入力・確認・修正の残業代）よりも、システムを入れた方がトータルコストが安くなることに気づかれているからです。

「設置作業で車を止める」必要はありません。手順はスマホの充電と同じです

（画像はイメージです）

「車両管理システム」と聞くと、大掛かりな配線作業や、そのために何日も車を工場に預ける必要があるイメージをお持ちではないでしょうか？
SmartDrive Fleetなら、その心配は無用です。

• 設置作業不要: アクセサリーソケット（シガーソケット）にデバイスを挿すだけ。
• 即日利用可能: 届いたその日から、すぐに記録が始まります。
• 車両入替も簡単: リースアップや車両変更の際も、デバイスを差し替えるだけで済みます。

作業は、スマホの充電器をシガーソケットに挿すのと全く同じです。
整備工場への予約も、配線作業の日程調整も一切不要。届いたその瞬間に、あなたの会社の車両は新体制への移行準備が整います。

汚い字の解読は不要。日報・月報が「自動」で作られます

デバイスを挿した車が走行すると、以下のデータが自動でクラウドに記録されます。

• 走行日時と時間
• 走行距離とルート
• 急操作（急ブレーキ・急加速）の場所

このデータをもとに、「運転日報」や「月報」が自動で生成されます。
ドライバーは運転後にスマホで「商談」「休憩」などのステータスをタップするだけ。
もう、読みづらい手書きの日報を解読したり、Excelに打ち直したりする必要はありません。ドライバーも帰社して日報を書く必要がなくなり、直行直帰が可能になります。

アルコールチェック記録も、スマホひとつで完結・一元管理

（画像はイメージです）

毎日のアルコールチェックの「記録」も、SmartDrive Fleetのスマホアプリ（Fleet Driver）で完結します。

• 簡単記録: 検査結果や数値をスマホで入力するだけ。
• 一元管理: 管理者はPC画面で全ドライバーの実施状況を一覧で確認できます。
• 未実施アラート: もし記録がないまま走行を開始したり、業務を終了したりすると、管理者と本人に通知が届きます。

「あの人、ちゃんとやったかな？」と心配して確認するストレスから解放されます。
※アルコール検知自体は、別途検知器が必要です。

「監視されているようで嫌」と現場に反発されませんか？

目的は「監視」ではなく、ドライバーを「守る」ことです

新しいシステムを入れる時、現場から「俺たちを信用していないのか」「監視するつもりか」という反発が出るのは、ごもっともな懸念です。
しかし、SmartDrive Fleetは「ドライバーを守るためのお守り」です。

• 冤罪証明: 「お宅のトラック、乱暴な運転だったぞ！」という理不尽なクレームから、ドライバーを守れます。
  正確な走行データさえあれば、「その時間はそこを走っていません」「法定速度を守っていました」と、会社が盾となって客観的に証明できます。これは、監視ではなく「最強のドライブレコーダー」を全員に持たせるのと同じ意味を持ちます。
• 安否確認: 万が一の災害時や、悪天候で連絡がつかない時、車両の位置がわかれば迅速に救助や支援に向かえます。

無駄な電話が減り、ドライバーも早く帰れるようになります

「今、どこにいる？」「いつ戻る？」といった電話確認は、管理者だけでなく、運転中のドライバーにとってもストレスです。
リアルタイムで位置情報がわかれば、このような無駄な電話をする必要がなくなります。
さらに、前述の通り「日報の自動化」により、わざわざ日報を書くためだけに会社に戻る必要がなくなります。
「監視される」のではなく、「無駄な業務が減って早く帰れるようになる」。このメリットを伝えることで、現場の理解もスムーズに進みます。